definícia objednávky
Nákupná objednávka je výraz nevyhnutný pre účtovníctvo a každodenné riadenie obchodnej činnosti. Objednávka je písomná žiadosť pre dodávateľa s úmyslom nákupu určitých položiek a za cenu, ktorá je už dohodnutá medzi kupujúcim a predávajúcim.
Aké informácie obsahuje?
V žiadosti o nákup sú uvedené podmienky platby a dodania, ide teda o oprávnenie dodávateľa na dodanie položiek a na to, aby dodávateľ predložil príslušnú faktúru. Je potrebné vziať do úvahy, že ku všetkým položkám zakúpeným spoločnosťou musia byť pripojené objednávky, ktoré sú číslované sériovo, aby bola zaistená kontrola nad ich použitím.
Nákupné objednávky sa zvyčajne vydávajú v origináli a kópii, originál sa zasiela dodávateľovi a kópie sú určené pre účtovné oddelenie, aby sa zaevidovalo na účet (môže existovať aj tretí výtlačok pre obchodné oddelenie spoločnosti).
V objednávke sú zahrnuté nasledujúce oddiely:
- Číslo nákupnej objednávky.
- Meno a adresa poskytovateľa.
- Dátum uskutočnenia objednávky a požadovaný dátum dodania.
- Dodacie a platobné podmienky.
- Množstvo objednaných položiek a ich popis s číselným kódom.
- Pokiaľ ide o cenu, je uvedená cena každej jednotky a celková kúpna cena, prípadne náklady na prepravu.
- Nakoniec musí objednávka obsahovať autorizovaný podpis zodpovednej osoby.
Účel nákupnej objednávky
Účelom vyššie uvedených podrobných informácií je udržať presnú kontrolu nad zakúpenými položkami, pretože týmto spôsobom môže spoločnosť viesť účtovné záznamy o svojich nákupných operáciách.
Na druhej strane nesmieme zabúdať, že keď klient vystaví objednávku, potvrdzuje a formalizuje svoju dôveru v dodávateľa.
Nákupná objednávka vystavená zákazníkom je ďalším krokom v procese predaja, pretože predaj ešte nebol definitívne vyrobený. V tomto zmysle znamená objednávka, že postupy spoločnosti musia byť dobre definované a organizované. Pred vystavením objednávky musí zákazník presne vedieť, aký je proces registrácie v jeho spoločnosti, a predajca sa musí ubezpečiť aj o informáciách v dokumente.
Foto: iStock - BernardaSv
