definícia spisu
Dokumentácia je súbor dokumentov alebo správ o konkrétnom subjekte alebo osobe. Ukazuje sa ako široko používaný nástroj v oblasti podnikania, vo vede, medzi vedcami na výmenu informácií, v tlači, na vykonávanie ich informačnej úlohy a v oblasti public relations..
V druhom prípade je formálne známy ako Press kit a je to súbor priložených dokumentov, ktoré obsahujú veľmi podrobné informácie o činnosti, ktorá sa má vykonať. Je to základný a nevyhnutný dokument v každej kampani na vzťahy s verejnosťou, pretože bude obsahovať informácie, ktoré posilnia a doplnia tlačovú správu a ukážu jej viac dokumentárny ako novinkový význam, ale ktorej by nemala chýbať novinárska hodnota akejkoľvek poznámky. Napríklad na konferencii budú tí, ktorí majú na starosti oblasť Public Relations, zodpovední za prípravu dokumentácie a za to, že každý účastník musí mať podrobné informácie o diskutovanej téme.
Medzi prvky, ktoré by v dokumentácii nemali chýbať, patria: prezentácia, vývoj a výsledok danej záležitosti alebo osoby, ktorej sa týka.
Napríklad ak ide o ekonomickú skupinu, v ktorej budú hlásené spoločnosti, ktoré ju tvoria, bude načrtnutý stručný popis jej pôvodu a začiatkov, jej podielu na trhu, na ktorom pôsobí, modelu podnikania, ktorý nesie a odlišuje ju od zvyšku, jeho medzinárodnej projekcie, jeho formátov, hlavných produkcií, charakteristických znakov každej značky, ktorá ju integruje, jej zamestnancov a trajektórie.
Dokumentáciu je možné vytlačiť na papier alebo vyrobiť v digitálnom formáte. Medzitým sa digitál ukázal ako najlacnejší návrh dokumentácie. Jeden z najlacnejších a najjednoduchších spôsobov výroby digitálna dokumentácia je to prostredníctvom programu Acrobat PDF, ktorý je štandardom, pokiaľ ide o digitálne prezentácie.
Niekedy sa webová stránka ukáže ako veľmi dokumentačný súbor spoločnosti alebo podniku.
Ďalším spôsobom, ako vytvoriť dokumentáciu, je použitie videí, aj keď cena bude samozrejme oveľa dôležitejšia.
